Circulaire d’exécution des achats informatiques de la DSI pour l’exercice 2025
La Circulaire officielle porte la référence n°979/PR du 14 février 2025
La Direction du système d’information (DSI) définit les stratégies d’acquisition, d’installation et de déploiement des logiciels, de gestion de parc, de bureautique, de sécurité, avec l’objectif de rationaliser les moyens et les coûts.
Elle coordonne les achats des équipements informatiques de l’administration. Les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les serveurs, les éléments actifs du réseau (switch, routeurs…) connectés au réseau de l’administration, les écrans, les imprimantes réseaux, les scanners à défilement sont acquis par la DSI sur des opérations de dotations annuelles. Certains cas particuliers peuvent déroger à cette règle générale.
La présente circulaire a pour objet de rappeler les procédures applicables à tous les ministères et services dans les domaines qui relèvent des compétences de la DSI afin d’éviter tout rejet des services financiers et de la DSI. Elle explique la procédure d’obtention du visa de la DSI, les cas particuliers d’acquisition ou de prestations ainsi que les règles générales d’organisation des projets de transformation numérique.
Les acquisitions de matériels informatiques, les travaux et prestations informatiques réalisés en dehors des prescriptions exposées ci-après feront l’objet d’un rejet du Contrôle des dépenses engagées (CDE) et de la Direction du budget et des finances (DBF).
1. ACHATS SOUMIS AU VISA DSI
1.1 MATERIELS
1.1.1 MARCHE D’ACHATS COORDONNES
Conformément aux articles LP224-1 et A224-1 du code polynésien des marchés public relatif à la coordination des achats, la DSI a organisé une consultation sous forme d’un accord-cadre multi-attributaires lancé au mois de juin 2024.
Certains lots tels que les écrans, les scanners et les imprimantes sont accessibles aux ministères et services. Néanmoins, pour respecter les contraintes d’intégration au système d’information ou de sécurité, toutes les demandes d’achats sont soumises à la validation de la DSI en amont. La procédure et les conditions d’éxécution seront précisées dans la circulaire du marché correspondant.
Les matériels spécifiques qui ne sont pas couverts par ce marché doivent suivre les dispositions décrites ci-après.
1.1.2 ACQUISITION ET MAINTENANCE DE MATERIELS HORS MARCHE
Les acquisitions de matériels hors marché coordonné doivent être justifiées par une note de présentation (se référer au cas n°1 de la procédure d’obtention du Visa).
Pour les matériels tels que les photocopieurs et les écrans tactiles multimédias, il convient de souscrire à une prestation de maintenance du matériel à l’issue de leur période de garantie.
Photocopieurs
Dans le cadre de la coordination prévue par le code des marchés publics, la DSI recommande de relancer une mise en concurrence avant de reconduire vos contrats de location et de maintenance des photocopieurs. Ces contrats doivent obtenir le visa de la DSI.
Les contrats de location et de maintenance des photocopieurs, incluant ou non les consommables et les réparations sont à imputer sur votre budget de fonctionnement. Ces contrats doivent préciser leur durée avec un maximum de 3 ans, les modèles mis à disposition et leur fiche technique, le respect de la confidentialité, et du RGPD, une clause de sécurité, et la purge des mémoires internes avant la restitution du matériel lors de l’arrêt du contrat.
Autocommutateurs téléphoniques VoIP
Les prestations concernant ces types d’autocommutateurs doivent faire l’objet du visa technique de la DSI.
La souscription à un service VoIP en ligne est recommandée. Elle est à imputer sur votre budget.
Périphériques multimédias
La DSI gère une opération d’investissement transversale pour l’acquisition des écrans tactiles interactifs connectés, vidéoprojecteurs et matériels de visioconférence.
Une procédure de mise en concurrence doit être réalisé au préalable avec les caractéristiques techniques et conditions suivantes :
- Module PC avec système d’exploitation Windows 11 Pro
- Caméra de visioconférence
- Clavier + souris sans fil
- Support mobile
- Formation à l’utilisation
- Livraison et montage sur site
Le choix du matériel devra se baser sur une analyse des offres, qui pourra prendre en compte les critères prix et délai de livraison, si les critères techniques sont respectés (prérequis ci-dessus).
Exemple :
| Critère | Points | Règle de calcul |
|---|---|---|
| Prix | 70 | montant le plus faible (offre la moins disante) / Montant du fournisseur évalué x 70 |
| Délai de livraison (en jours) | 30 | Délai le plus court / délai du fournisseur évalué x 30 |
L’offre retenue sera l’offre ayant obtenue la note la plus élevée.
Après avis de la DSI, les crédits seront subdélégués à votre centre de travail. Ces acquisitions sont limitées par les crédits disponibles.
La tarification actuelle de location des écrans tactiles revient à payer chaque année quasiment le prix du matériel neuf. L’acquisition est donc privilégiée et par conséquent, aucun visa technique ne sera octroyé dans le cadre de contrat de location de ce type de matériels.
1.2 TRAVAUX RESEAUX
Prestations de travaux sur les réseaux informatiques
L’interconnexion entre le réseau de l’administration et Internet ou d’autres réseaux (par exemple le réseau téléphonie IP), est strictement contrôlée et encadrée. Ce contrôle garantit la qualité et la sécurité du réseau de l’administration.
En conséquence, ces prestations sont soumises au visa de la DSI.
Travaux de câblages
Dans le cadre d’aménagements des locaux, des travaux de câblage réseau sont souvent nécessaires. Ces travaux à l’intérieur des bâtiments sont à imputer sur votre budget. Ils doivent suivre les prescriptions techniques du cahier des charges de la DSI (https://www.service-public.pf/dsi/travaux-reseau) pour répondre aux recommandations et contraintes du réseau de l’administration.
En conséquence, ces projets de travaux, accompagnés des plans réseaux, sont soumis au visa de la DSI.
1.3 ABONNEMENTS INTERNET
Les accès directs à Internet, qui ne relèvent pas des liaisons déployées par la DSI, sont autorisés de manière exceptionnelle et dérogatoire. Ceux-ci doivent répondre à des besoins que le réseau actuel de l’administration n’est pas en mesure de couvrir.
Dans l’attente de l’exécution du marché coordonné de liaisons Internet pour l’ensemble des services administratifs, les contrats que vous souhaitez passer directement auprès des fournisseurs d’accès Internet locaux (Vini, Viti, Vodafone, Tahiti Wifi, etc.) doivent être justifiés et dimensionnés pour des usages professionnels. Les propositions commerciales doivent recueillir l’avis favorable de la DSI (se reporter au paragraphe 3 « Avis préalable »). Cet avis permet d’obtenir le visa de la DSI selon la procédure simplifiée.
Les EPAC liés à ces abonnements doivent aussi faire l’objet d’un visa technique préalable de la DSI tous les ans. Si d’autres dépenses sont prévues dans l’EPAC, le visa n’est valable que pour la ou les liaisons Internet présentée(s) au visa.
1.4 PRESTATIONS ET LOGICIELS
Les cas suivants ont soumis au visa de la DSI et doivent suivre le cas n°1 de la procédure d’obtention de visa avec fourniture d’une note de présentation et d’une fiche projet (paragraphe 4.1) :
- Acquisition de logiciels ou d’applications
- Prestations de services dans la conception, la réalisation, la maintenance des systèmes d’information
- Prestations de services dans la conception, la réalisation, la maintenance d’applicatif sur les plateformes transverses proposées dans l’offre de service de la DSI
- Prestations de formation sur les plateformes transverses proposées dans l’offre de service de la DSI
- Prestations de services dans la sécurité des systèmes d’information et/ou portant sur la protection des données personnelles
- Abonnement de logiciels ou applications en ligne
- Prestations et logiciels de vidéo surveillance
La DSI prévoit de lancer des marchés multi-imputation au cours de l’année 2025 notamment pour certaines prestations relatives aux projets informatiques. Ces achats pourront se faire sur les crédits du service. Il conviendra de consulter les circulaires des marchés associés ou de contacter la DSI au préalable.
2. IMPUTATION BUDGETAIRE
2.1 MARCHES COORDONNES
Le marché d’achats coordonnées de matériels informatiques permet aux services d’acquérir des matériels sur leurs propres crédits de fonctionnement ou d’investissement. Cela concerne les périphériques tels que les écrans, les imprimantes et les scanners.
Pour connaître la procédure d’achat de ce type de matériel, il convient de consulter la circulaire du marché subséquent correspondant.
2.2 BUDGET D’INVESTISSEMENT DU SERVICE
Les logiciels nécessaires à la réalisation d’un projet porté par un service sont imputés sur une autorisation de programme du service.
2.3 Budget de fonctionnement du service
Les dépenses suivantes doivent être imputées sur votre budget de fonctionnement :
- Abonnement à des licences logicielles : Ce sont des logiciels installés sur les machines dans le réseau de l’administration dont la licence doit être renouvelée à chaque échéance. Tout nouveau logiciel doit être intégré au portail d’application ou suivre une procédure d’installation particulière. Il convient de se rapprocher de la DSI pour se renseigner.
- Abonnement à des services en ligne (SaaS) : De plus en plus d’éditeurs proposent leurs logiciels en abonnement à un service en ligne (Software as a Service ou SaaS). Il convient de suivre les recommandations décrites en au chapitre 7 et de porter une attention particulière sur les conditions d’hébergement des données de la solution.
2.4 BUDGETS TOUS SERVICES DE LA DSI
La DSI dispose de plusieurs Autorisations de Programme de dotations annuelles en investissement pour certaines catégories d’achat qui permettent aux services qui ne dispose pas des budgets nécessaire de financer certaines opérations.
Ces enveloppes sont limitées et concernent de manière générale des opérations qui sont largement en dessous du premier seuil des marchés et qui ne peuvent pas être pluri-annuelle.
Un avis préalable de la DSI est nécessaire. L’avis favorable déclenchera une subdélégation de crédit permettant au service de lancer l’opération. La procédure d’achat qui s’ensuit est soumis au visa de la DSI selon les mêmes procédures décrites ci-après.
3. AVIS PREALABLE
3.1 COMMANDES PUBLIQUES AVEC PUBLICITE
L’avis intervient en amont de la contractualisation afin d’apporter de la cohérence dans le système d’information du pays et de s’assurer de l’adéquation aux contraintes techniques, de sécurité et de respect de la règlementation relative au numérique.
Les projets de marchés (conventions, MAPA et marchés publics formalisés) devront être soumis à la DSI durant la phase préparatoire. La DSI formalisera sa réponse sous forme d’un avis transmis par courrier.
L’avis favorable de la DSI doit être obtenu avant la phase de consultation des entreprises. Si l’avis comporte des observations ou des recommandations, il conviendra de les prendre en compte et de renvoyer le projet de marché corrigé pour un nouvel examen.
L’avis favorable de la DSI (sans observations) permet ensuite d’obtenir un visa selon la procédure simplifiée.
3.2 ABONNEMENTS INTERNET
L’avis intervient en amont de la contractualisation. Le dossier souche à soumettre à la DSI doit contenir les documents les suivants :
| Nouvelle souscription | Renouvellement |
|---|---|
|
2 Value |
La DSI formalisera sa réponse sous forme d’un avis transmis par courrier.
Si l’avis comporte des observations ou des recommandations, il conviendra de les prendre en compte et de renvoyer le dossier souche pour un nouvel examen.
L’avis favorable de la DSI (sans observations) permet ensuite d’obtenir un visa selon la procédure simplifiée.
4. PROCEDURE D’OBTENTION DU VISA
Le visa de la DSI est préalable au visa du CDE ou de son correspondant pour toute commande publique en rapport avec le système d’information du Pays.
Il est délivré dans les conditions détaillées ci-dessous. Des modalités simplifiées sont prévues après les cas énoncés ci-dessous.
Le visa technique obtenu sur les contrats, conventions et marchés est valable pour toute la durée de leur validité, et si aucune modification n’est effectuée.
Les avenants d’une convention ou d’un marché public en rapport avec le système d’information du Pays peuvent modifier les conditions de réalisations des prestations numériques prévus initialement et, par conséquent, doivent obtenir le visa de la DSI, au même titre que le contrat initial.
De manière générale, aucun visa technique n’est accordé lorsque la solution proposée est déjà couverte par une offre de service de la DSI.
Tout dossier de demande de visa incomplet sera rejeté.
4.1 CAS N°1 : PROCEDURE USUELLE
Les demandes de visa nécessitent la fourniture d’informations permettant à la DSI de faire son évaluation et doivent être accompagnées :
- D’une note de présentation apportant les informations suivantes :
- L’apport à la réalisation ou à l’amélioration des missions du service demandeur
- La compétitivité par rapport à d’autres solutions ;
- Les modalités de la mise en concurrence et la justification du choix ;
- L’intégration dans le système d’information de l’administration ;
- Les avantages et garanties présentés par la solution ou la prestation en termes de sécurité informatique et de protection des données personnelles ;
- Pour les solutions en mode SaaS (hébergées hors des datacenters de la DSI) :
- Les conditions d’export des données que vous versez dans le service en ligne. Le service doit vous permettre d’exporter à tout moment les données dans un format simple (type fichier texte) ;
- Les garanties de continuité du service.
- D’une fiche de projet dont le modèle est disponible à en cliquant sur le bouton ci-dessous.
4.2 CAS N°2 : PROCEDURE SIMPLIFIEE
La procédure est simplifiée dans les cas suivants :
- Reconduction ou renouvellement d’une prestation ou d’un service dont le périmètre fonctionnel, d’utilisation ou technique n’a pas évolué ;
- Demandes faisant l’objet d’un avis préalable de la DSI.
Le dossier doit alors uniquement contenir les pièces suivantes :
- Une note indiquant en objet « DEMANDE SIMPLIFIEE DE VISA TECHNIQUE » et contenant :
- Pour les cas de reconduction ou renouvellement, le motif et l’attestation de la non-évolution du périmètre de la prestation.
- Pour les contrats Internet,
- Une copie du visa technique précédent ou l’avis favorable
- Les documents à viser.
4.3 CAS N°3 : VISA DES CONVENTIONS PAR LA PLATEFORME LEXPOL
Il est demandé de soumettre les conventions de manière dématérialisée en utilisant les fonctionnalités de visa sur la plateforme GEDA de Lexpol.
L’obtention de visa suit les mêmes procédures décrites précédemment. Il faudra joindre les pièces complémentaires demandées (note de présentation, fiche projet, avis favorable) au dossier pour que la DSI puisse les examiner.
5. REPONSE A LA DEMANDE DE VISA
Le traitement de la demande de visa peut produire les résultats suivants :
- Visa technique : Le visa est accordé sans aucune remarque ;
- Visa avec Observation : Le visa est accordé avec des observations pour préciser les conditions de mise en œuvre des prestations numériques ;
- Refus de visa : le dossier n’est pas validé par la DSI. Le dossier est retourné au service demandeur accompagné du motif de refus.
- Non visé : le dossier doit être reformulé ou il ne requiert pas le visa de la DSI. Le dossier est renvoyé au service accompagné d’un bordereau d’envoi contenant les instructions ou commentaires de la DSI.
Ces résultats sont également valables pour le circuit dématérialisé sur la plateforme GEDA de Lexpol.
Le visa est apposé sur le bon de commande, sur la page de signature du contrat, de la convention ou de l’acte d’engagement ou de manière dématérialisée sur la plateforme Lexpol (conventions).
6. EXONERATIONS DE VISA
Les commandes suivantes sont exonérées de visa :
- Les acquisitions de matériels informatiques sur les autorisations de programmes de la DGEE dédiées aux établissements publics d’enseignements.
- Les acquisitions d’accessoires ou de périphériques jugés conformes et qui n’entravent pas à la sécurité du système d’information du pays : claviers, souris, casques audio, câbles de connectivité des matériels (HDMI, Display Port, USB A, USB C, etc.).
- Les consommables d’imprimantes : toner, cartouche d’encre, etc.
7. REGLES D’ORGANISATION DES PROJETS DE TRANSFORMATION NUMERIQUE
La stratégie du système d’information du Pays prévoit que les services soient acteurs de leurs projets de transformation numérique sous le pilotage et la coordination de la DSI. La DSI veille à la cohérence du système d’information de l’administration.
Tout projet ou programme de transformation numérique doit faire préalablement à son lancement l’objet d’un arbitrage et d’une priorisation par le gouvernement.
Il est nécessaire de solliciter la DSI dès le lancement du projet de dématérialisation. Dans le cas contraire vous vous exposer à un refus de visa. La DSI pourra alors vous assister sur l’orientation à prendre si le besoin ne correspond pas à l’offre de services déjà existante. Plusieurs cas de figure peuvent se présenter :
7.1 PROJET DE DEMATERIALISATION SIMPLE
Si votre projet de dématérialisation peut être couvert par des prestations de quelques semaines, il peut être considéré comme peu complexe. Vous devrez rédiger une description précise et détaillée du besoin, procéder à des consultations auprès des prestataires pour obtenir des propositions et soumettre au visa la version finale de la convention incluant la description du besoin, la charge de travail évaluée et le chiffrage associé.
En fonction de la nature des travaux, la réalisation peut être imputée sur votre budget de fonctionnement. Si les travaux peuvent être imputés sur le budget d’investissement, la DSI gère une opération transverse sur laquelle les prestations pourront être imputées, dans la limite du budget disponible. La situation devra être étudiée avec la DSI et la décision sera prise conjointement.
7.2 PROJET DE DEMATERIALISATION COMPLEXE
Si votre projet de dématérialisation suppose plusieurs mois ou plusieurs années de réalisation avec des montants importants, vous devez prévoir une opération budgétaire pour imputer les travaux relatifs à votre projet de dématérialisation. Les échanges avec la DSI permettront d’identifier les moyens à déployer pour lancer votre projet.
Pour une bonne organisation, vous devez mobiliser une ressource interne pour gérer le projet (chef de projet fonctionnel) et demander une autorisation d’emploi non permanent (article 34-3) imputé sur votre opération budgétaire, pour recruter un chef de projet technique. Ce dernier sera affecté à la DSI qui procédera au recrutement et qui gérera la cohérence de la réalisation ainsi que son intégration dans le système d’information du Pays.
7.3 LES PRESTATIONS RELATIVES A LA SECURITE DE L’INFORMATION
Toutes les prestations relatives à la sécurité de l’information (formation, audit, intégration, étude, communication, …) sont pilotées par la DSI. En conséquence, toutes les prestations de cette nature doivent recueillir le visa de la DSI. La DSI gère une opération transverse sur laquelle les prestations de sécurité informatique pourront être imputées, dans la limite du budget disponible.
7.4 LA PROTECTION DES DONNEES PERSONNELLES
La déléguée à la protection des données (DPD ou DPO) a un rôle de conseil dans la mise en œuvre des règles de protection des données personnelles, notamment dans les traitements informatisés existants et les projets de développement informatique. Elle est obligatoirement consultée dans les cas prévus par la circulaire n° 3696/PR du 5 juin 2019. Sa saisine doit être effectuée suffisamment en amont.
Chaque service dispose également d’un référent informatique et libertés chargé d’animer la mise en œuvre des règles « informatique et libertés » dans son entité.
Ce dernier doit être consulté sur toutes les prestations et acquisitions impliquant un traitement de données par le prestataire ou le fournisseur et formuler un avis circonstancié sur la note de présentation accompagnant le projet.
Dans ce cas, le bon de commande, la convention ou le marché sont également accompagnés d’une annexe comportant les clauses dites de sous-traitance de données à caractère personnel exigées par l’article 28 du RGPD. Des modèles sont mis à disposition des services par leur référent informatique et libertés (ou par la DPO). L’absence de ces clauses requises par la réglementation est un motif de refus de visa.
La Direction du système d’information se tient à votre disposition pour toute précision ou information complémentaire.
