La DSI organise les marchés coordonnés d’acquisition du matériel informatique pour toute l’administration. Ces marchés prennent en compte la diversité des besoins techniques en équipements individuels et collectifs tout en veillant à la fiabilité des équipements pour augmenter leur durée de vie et limiter les interventions.

Les besoins croissants des services/ministères en matériels informatiques tels que les ordinateurs de bureau, les ordinateurs portables, les écrans, les imprimantes et les scanners ont conduit la Direction du système d’information (DSI) à organiser une consultation sous forme d’un accord-cadre multi-attributaires lancé au mois de juin 2024.

Cet accord-cadre est décomposé en cinq lots :

• Lot 1 : Ordinateurs de bureau
• Lot 2 : Ordinateurs portables
• Lot 3 : Ecrans d’ordinateurs
• Lot 4 : Imprimantes
• Lot 5 : Scanners

Les lots 1 et 2 sont exclusivement destinés à la DSI, qui a pour mission de doter les agents de l’Administration, d’un poste de travail adapté, contrôlé, sécurisé et protégé pour l’exercice de leur fonction.

Les lots 3, 4 et 5 sont destinés aux ministères et services du Pays qui auront la possibilité d’acquérir les matériels informatiques à condition d’avoir justifié le besoin, de disposer des crédits et obtenu le visa technique de la DSI.

Les titulaires retenus à la suite de la consultation sont :

Pendant la validité de l’accord-cadre des 3 lots cités ci-dessus, les marchés subséquents sont attribués après remise en concurrence des titulaires de chacun des lots par l’acheteur public au plus deux fois par an.

Il convient de noter qu’à ce jour, seul le lot 3 de fournitures d’écrans, a fait l’objet de l’attribution d’un marché subséquent. Une remise en concurrence des titulaires des lots 4 et 5 pour l’attribution d’un marché subséquent est en cours.

La présente circulaire a donc pour objet :

• De préciser le périmètre, la durée, la forme et les montants maximum des marchés subséquents ;
• De présenter le titulaire et les prix du marché subséquent du lot 3 « Ecrans » en précisant que des circulaires complémentaires seront diffusées dès l’attribution de nouveaux marchés subséquents ;
• De rappeler les modalités d’exécution des marchés subséquents qui ont été fixées dans le CCAP de l’accord-cadre.

1. Le périmètre, la durée, la forme et les montants maximum des marchés subséquents des lots 3, 4 et 5.

1.1 Les périmètres des prestations des marchés subséquents

1.1.1 Lot 3 : Ecrans d’ordinateurs

Les prestations du/des marchés subséquents du lot 3 portent sur l’acquisition et la livraison d’écrans d’ordinateurs figurant dans le bordereau des prix unitaires (BPU) limités à trois (3) tailles d’écrans répartis comme suit :

• Ecran 24 pouces,
• Ecran 27 pouces,
• Ecran 34 pouces.

Ces achats sont effectués sur la base des prix du bordereau des prix unitaires (BPU) du titulaire du marché subséquent.

1.1.2 Lot 4 : Imprimantes

Les prestations objet du ou des marchés subséquents du lot 4 portent sur l’acquisition et la livraison d’imprimantes figurant dans le bordereau des prix unitaires (BPU) limités à quatre (4) caractéristiques réparties comme suit :

• Modèle Laser monochrome réseau,
• Modèle Laser couleur réseau,
• Modèle Multifonction laser monochrome réseau,
• Modèle Multifonction laser couleur réseau.

Ces achats sont effectués sur la base des prix du bordereau des prix unitaires (BPU) du titulaire du marché subséquent.

1.1.3 Lot 5 : Scanners

Les prestations objet du ou des marchés subséquents du lot 5 portent sur l’acquisition et la livraison de scanners figurant dans le bordereau des prix unitaires (BPU) limité au modèle suivant :

• Modèle A défilement format A4.

Ces achats sont effectués sur la base des prix du bordereau des prix unitaires (BPU) du titulaire du marché subséquent.

1.1.4 Entités bénéficiaires des marchés subséquents:

Les « entités bénéficiaires » sont, pour chacun des 3, lots les ministères et les services administratifs (y compris la DSI) de la Polynésie française.

Ainsi, chaque entité bénéficiaire de l’accord-cadre et des marchés subséquents, exécute, pour son propre compte les marchés subséquents (émission des bons de commandes à la survenance des besoins, règlement, le cas échéant gestion des litiges avec le titulaire).

Les crédits nécessaires à l’acquisition de ce matériel sont prévus et consommés sur le budget du ministère ou service demandeur.

1.2 La durée des marchés subséquents

La durée des marchés subséquents est déterminée lors de chaque nouvelle mise en concurrence.

La durée du marché subséquent des écrans n°8372/PR/DSI du 19 décembre 2024 est de 5 mois allant du 19 décembre 2024 au 18 mai 2025. Au terme de cette période un nouveau marché subséquent sera passé.

1.3 La forme et montants maximum des marchés subséquents

Les marchés subséquents passés en vertu de l’accord-cadre sont pour les lots 3, 4 et 5 des marchés à bons de commande conformément à l’article LP 221-4 du Code Polynésien des Marchés Publics.

Ils sont conclus avec un seul opérateur économique (mono-attributaire) , et comportent un maximum en valeur hors taxe (HT) par an et par lot fixé de la manière suivante :

Le suivi des montants maximum annuels des trois lots est assuré par la DSI.

2. Les titulaires des marchés subséquents pour l’année 2024/2025

A l’issue de la mise en concurrence des titulaires du lot 3 « Ecrans », le marché subséquent n°8372/PR/DSI du 19 décembre 2024 a été attribué à la société IVEA.

La consultation pour l’attribution des marchés subséquents des lots 4 « Imprimantes » et 5 « Scanners » est en cours de traitement.

3. La tarification des matériels informatiques

Les prix des matériels informatiques du marché subséquent sont précisés dans les bordereaux des prix (BPU) des trois lots.

Le BPU du marché subséquent n°8372/PR/DSI du 19 décembre 2024 est joint à la présente circulaire.

Il est rappelé que ces bordereaux des prix, constituant l’offre financière détaillée du titulaire, sont protégés par le secret en matière industrielle et commerciale.

4. Modalités d’exécution des marchés subséquents

Les modalités d’exécution des marchés subséquents conclus sur le fondement de l’accord-cadre au titre des lots 3, 4 et 5 ont été fixées dans le cahier des clauses administratives particulières (CCAP) de ce dernier et sont rappelés ci-après.

4.2 Exécution des marchés subséquents par les entités bénéficiaires

Au titre des lots 3 « Ecrans d’ordinateurs », 4 « Imprimantes », et 5 « Scanners », chaque entité bénéficiaire de l’accord-cadre et des marchés subséquents, exécute, pour son propre compte, les marchés subséquents (émission des bons de commande à la survenance des besoins, opérations de vérification, règlement, gestion des litiges avec le titulaire).

La procédure de validation d’un besoin de matériel est décrite ci-dessous :

• Les ministères ou services remontent par voie électronique leur besoin à la DSI à l’adresse dsi@administration.gov.pf.
• Après validation de la demande, la DSI se charge de solliciter un devis auprès du titulaire du marché subséquent.
• La DSI contrôle puis valide le devis qui est transmis par mail au service/ministère demandeur, pour émission du bon de commande (BC). Il est important de noter que le BC doit impérativement mentionner « La Direction du système d’information (DSI) » comme lieu de livraison.
• Avant l’engagement comptable et la signature de l’autorité compétente, le BC doit être déposé au secrétariat de la DSI pour un visa technique.
• Le BC visé par la DSI est ensuite renvoyé au ministère/service émetteur.
• L’entité bénéficiaire transmet alors au fournisseur le BC en mettant la DSI en copie de son mail.
• Comme indiqué ci-dessus, les équipements commandés sont livrés exclusivement à la DSI par le titulaire du marché pour être recensés et intégrés dans le système d’information (étiquetage, vérification, entrée en base). La DSI validera le bon de livraison, qui sera communiqué au service/ministère concerné en vue de la liquidation de la facture. En cas de non-respect du délai de livraison, la DSI informera l’entité bénéficiaire afin d’appliquer les pénalités prévues.
• Le service/ministère fournira la liste des agents bénéficiaires du matériel commandé, en vue de leur dotation.
• Enfin, le matériel pourra être livré au bénéficiaire par la DSI ou récupéré par ce dernier directement auprès de la DSI.

4.2 Modalités d’émission et de notification des bons de commandes au titre des lots 3, 4 et 5

Chaque bon de commande émis par l’entité bénéficiaire doit contenir les mentions suivantes :

• • Le nom ou la raison sociale du titulaire ;
  • Le numéro, la date et l’intitulé du lot du marché subséquent ;
  • Le numéro et la date du bon de commande ;
  • La référence du matériel figurant au BPU, son intitulé, son prix unitaire et la quantité ;
  • Le lieu de livraison : « Direction du système d’information »
  • Le délai maximum de livraison ;
  • Le montant total HT du bon de commande ;
  • Le taux et le montant de la TVA ;
  • Le montant total TTC du bon de commande

Les bons de commande doivent être notifiés par les entités bénéficiaires aux titulaires des marchés subséquent, jusqu’à la date limite de validité du marché subséquent auquel ils se rattachent.

Seuls les bons de commandes signés par les représentants habilités des entités bénéficiaires sont honorés par le titulaire.

Chaque bon de commande est notifié au titulaire du marché subséquent par tout moyen permettant de déterminer une date certaine de réception :

• • Soit le bon de commande est envoyé par mail avec demande d’accusé réception au titulaire,
  • Soit le bon de commande est remis en mains propres contre récépissé.

La réception du bon de commande par le titulaire vaut date de notification et ordre d’exécution de la commande. Cette date marque le début du calcul du délai de livraison.

4.3 Indisponibilité temporaire d’un matériel suite à une rupture de stock

Le titulaire du marché subséquent bénéficie de l’exclusivité pour approvisionner les entités bénéficiaires en fournitures de matériels informatiques. Cette exclusivité l’oblige à garantir la sécurité des approvisionnements durant toute la durée du marché subséquent.

En cas d’indisponibilité temporaire d’un produit liée à une rupture de stock, le titulaire en informera la DSI et lui proposera, au même prix que celui du marché, un produit de substitution, à condition que ledit produit soit équivalent ou supérieur en qualité et en gamme.

Si le produit de substitution proposé n’est pas accepté par l’entité concernée ou en l’absence de proposition de produit de substitution, la DSI ou le ministère/service est autorisé à rechercher un produit équivalent auprès des autres titulaires de l’accord-cadre, en respectant l’ordre de classement de l’accord-cadre. En cas d’incapacité de tous les titulaires de l’accord-cadre à satisfaire le besoin, l’entité bénéficiaire peut s’adresser à un autre fournisseur, externe à l’accord-cadre avec l’accord de la DSI.

4.4 Délai de livraison

Le délai de livraison est fixé dans l’offre du titulaire du marché subséquent.

Le délai de livraison commence à courir à compter de la date de notification du bon de commande ou de l’acte d’engagement au titulaire.

Lorsque le titulaire ne respecte pas le délai de livraison, il encourt l’application de la pénalité de retard.

4.5 Pénalités en cas de retard de livraison ou de livraison incomplètes

En cas de retard dans la livraison de commandes ou de livraison incomplètes, le titulaire encourt, sans mise en demeure préalable, une pénalité calculée selon la formule suivante :

P = (V x R) /500

Dans laquelle :

• • • • P = montant de la pénalité en F CFP HT
      • V = valeur HT de l’ensemble des fournitures non livrées
      • R = nombre de jours ouvrés de retard

Par dérogation à l’article 14.1.3 du CCAG-FCS, le titulaire n’est pas exonéré des pénalités dont le montant total ne dépasse pas 120 000 F CFP HT pour l’ensemble du marché subséquent.

Le montant de la pénalité de retard ne peut pas dépasser dix pourcent (10%) du montant marché subséquent ou du bon de commande auquel elle se rapporte.

Les pénalités pour retard sont appliquées sur chaque règlement par l’acheteur public ou à défaut, font l’objet de l’émission d’un titre de recette.

5. Engagement comptable

L’engagement comptable de ces marchés, comportant un montant maximum en valeur, est exceptionnellement autorisé sous forme de « marché de clientèle » (MCL). Il est attribué une clé de saisie spécifique pour l’engagement comptable des bons de commande de chaque marché subséquent.

Le code tiers du titulaire du marché subséquent est obligatoirement saisi.

Le non-respect de ces règles entrainera le rejet de la proposition d’engagement par le service du contrôle des dépenses engagées (CDE).

Ces mesures permettront d’assurer le suivi des montants maximum des marchés subséquents.

Pour le marché subséquent n° n°8372/PR/DSI du 19 décembre 2024 relatif à la fourniture des écrans, les agents de saisie veilleront à ce que la clé de saisie de l’engagement débute par la mention :

MS1/24.8372

Le code tiers à saisir est celui de la société IVEA (code tiers : 536 677).

6. Accompagnement de la Direction du système d’information (DSI)

Les entités bénéficiaires se rapprocheront de la DSI afin d’obtenir tout conseil ou tout accompagnement nécessaire à la bonne exécution de ce marché aux coordonnées suivantes :

Tel : 40 544 354

Email : marches.dsi@administration.gov.pf